Privacyverklaring RaBePro Invoicing

Laatst bijgewerkt: 18 september 2026

RaBePro Invoicing is de facturenverwerking van RaBePro: onze klanten leveren er inkoop- en verkoopfacturen aan, wij verwerken die en boeken ze in de boekhouding. Deze verklaring geldt voor de website invoicing.rabepro.cloud en voor de app RaBePro Invoicing op iPhone en Android.

Wie is verantwoordelijk?

RaBePro
Haaksbergen, Nederland
KvK 54923018

Vragen over je gegevens? Mail info@rabepro.nl.

Welke gegevens verwerken wij?

• Accountgegevens — je naam, e-mailadres, het bedrijf waarvoor je werkt en een versleuteld wachtwoord. Nodig om je te kunnen laten inloggen en te weten wat je mag zien.
• Documenten die je aanlevert — de facturen en bonnen die je uploadt, mailt of fotografeert, inclusief alles wat daarop staat: leverancier, bedragen, btw en omschrijvingen.
• Verwerkingsgegevens — de boekingsregels, vragen en antwoorden, autorisaties en de tijdlijn waarin staat wie wat wanneer met een document heeft gedaan.
• Technische gegevens — inlogmomenten, IP-adres en foutmeldingen, om misbruik te herkennen en storingen op te lossen.

Wij verzamelen geen locatiegegevens, geen contacten en geen advertentie-identificatie, en er zitten geen advertenties of volgtechnieken van derden in de app of de website.

De camera en de documentscanner

In de app kun je een bon of factuur fotograferen. De scanner is die van je eigen besturingssysteem (VisionKit op iPhone, de documentscanner van Google Play-services op Android). Die beelden worden alleen gebruikt om het document te maken dat jij daarna zelf verstuurt naar RaBePro Invoicing. Er gaat niets naar ons zolang jij niet op versturen drukt, en de app bewaart de foto's niet apart op je toestel.

Inloggen met gezicht of vingerafdruk

Kies je ervoor om met Face ID, Touch ID, gezichtsherkenning of een vingerafdruk in te loggen, dan gebeurt die controle volledig op je eigen toestel. Je inloggegevens staan versleuteld in de beveiligde opslag van het toestel (Keychain op iPhone, Keystore op Android). RaBePro krijgt je gezicht of vingerafdruk nooit te zien en slaat die ook nergens op.

Waarom mogen wij dit verwerken?

• Uitvoering van de overeenkomst — je werkgever of onderneming heeft ons opdracht gegeven de administratie te voeren; daarvoor zijn deze gegevens nodig.
• Wettelijke plicht — de fiscale bewaarplicht van zeven jaar voor administratie en facturen (artikel 52 Algemene wet inzake rijksbelastingen).
• Gerechtvaardigd belang — beveiliging van het systeem en het voorkomen van misbruik.

Met wie delen wij gegevens?

Alleen met partijen die nodig zijn om het werk te doen, en alleen voor dat doel:

• Exact Online — het boekhoudpakket waarin de facturen worden geboekt.
• Anthropic — de dienst achter RaBePro Herkenning, waarmee de gegevens op een factuur automatisch worden uitgelezen. De documenten worden daar alleen voor die herkenning verwerkt en niet gebruikt om modellen te trainen.
• Onze hostingpartij — de server staat in een datacentrum binnen de Europese Unie.
• Onze e-mailverzender — voor meldingen en uitnodigingen per e-mail.

Wij verkopen je gegevens niet en gebruiken ze niet voor reclame. Verstrekking aan anderen gebeurt alleen als de wet ons daartoe verplicht.

Hoe lang bewaren wij het?

Documenten en boekingsgegevens bewaren wij zolang de administratie loopt en daarna tot het einde van de wettelijke bewaartermijn van zeven jaar. Accountgegevens verwijderen wij nadat de samenwerking is geëindigd. Technische logbestanden bewaren wij maximaal twaalf maanden.

Hoe beveiligen wij het?

Al het verkeer gaat versleuteld over https. Wachtwoorden staan versleuteld opgeslagen. Iedere gebruiker ziet alleen de administraties waarvoor hij rechten heeft, en van elke handeling wordt vastgelegd wie hem heeft gedaan. De server staat binnen de Europese Unie.

Je rechten

Je mag je gegevens inzien, laten corrigeren of laten verwijderen, de verwerking laten beperken en bezwaar maken. Stuur daarvoor een bericht aan info@rabepro.nl; je krijgt binnen vier weken antwoord. Let op: documenten die onder de fiscale bewaarplicht vallen kunnen wij niet eerder verwijderen. Kom je er met ons niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Je account verwijderen

Wil je je account laten verwijderen, mail dan naar info@rabepro.nl vanaf het e-mailadres waarmee je inlogt. Wij sluiten je toegang dan af en verwijderen je persoonsgegevens, met uitzondering van de administratie die wij wettelijk moeten bewaren.

Wijzigingen

Verandert er iets aan deze verklaring, dan passen wij de datum bovenaan aan. De meest recente versie staat altijd op invoicing.rabepro.cloud/privacy.